Glasklare Berichte durch pyramidale Kommunikation – Make it Minto!

Sie schreiben täglich Berichte und Informationen, die per Email intern und extern versendet werden? Sie wundern sich über Missverständnisse und Fehlinterpretationen, werden mit unerwarteten Rückfragen konfrontiert? Dann könnte das Prinzip der pyramidalen Kommunikation das richtige Konzept für sie sein!

Gute firmeninterne Kommunikation in Schriftform ist eine vergessene Kunst geworden. Die „schnelle Email“ prägt den Alltag und dadurch verliert sich die Qualität. Der Fluss der eigenen Gedanken prägt einen Stil, der so gut wie nie dem Anspruch an Logik und Struktur gerecht wird. Das Konzept der pyramidalen Kommunikation bietet einen Ausweg und ermöglicht es dem Adressaten, zielorientiert Kernaussagen zu pointieren und mit der richtigen Argumentation aufzubereiten.

Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren!

Das von Barbara Minto* adaptierte Prinzip der Pyramiden – Struktur stammt ursprünglich aus dem Journalismus und bildet ein Regelwerk für die Ordnung von Gedanken. Klarheit, schnelles Erfassen der Zusammenhänge und Verständnis für den Leser sind das Ziel! Je besser diese Forderung erfüllt ist, umso besser kann sich ein Leser an ihren Bericht erinnern.

Die lineare Kommunikation, die mit einem Gedanken beginnt und mit nachfolgenden weiter geführt wird, erzeugt Berichte, die von einem Leser schwer zu verarbeiten und zu bewerten sind. Der Grund dafür ist einfach, aber schwerwiegend: Der Verfasser formuliert einen linear – chronologischen Zusammenhang, ohne den logischen Zusammenhang darzustellen.

Nehmen Sie sich noch Zeit, zu prüfen, ob die Argumente in deduktiver, induktiver oder struktureller Logik zusammenhängen? Stellen Sie die Schlussfolgerungen oder Konsequenzen auf einer höheren Abstraktionsebene dar, die der Leser leicht erinnern kann?

Make it Minto!

Dieser Appell an gute Berichte ist das Synonym für Klarheit und Qualität geworden, Damit ist eine enorme Zeitersparnis sowohl für den Verfasser, als auch für den Adressaten verbunden, es gibt weniger Rückfragen und Missverständnisse. Das Pyramidenprinzip zwingt sie durch seine strikten Regeln dazu, gut durchdachte Berichte zu erstellen. Die Disziplin in der Anwendung ist eine hervorragende Schule die eigene Qualität des Denkens zu trainieren.

Vorstellungskraft!

Aber – Minto ist nicht alles! Themen, Thesen, Gedanken können gut strukturiert sein und allen Gesetzen der pyramidalen Kommunikation entsprechen und doch wird der Bericht oder die Email falsch oder gar nicht verstanden. Zur Pyramide gehört Vorstellungskraft! Vorstellungskraft ist ein weiteres Qualitätsmerkmal des Schriftverkehrs. Die Zunahme von Abkürzungen, Fachbegriffen und Fremdwörter in einem Bericht verleiht dem Verfasser vielleicht Ansehen und Kompetenz, doch wer liest den Bericht? Hat der Adressat ähnliche Erfahrungen und Kenntnisse, die ihm eine plausible Deutung der Inhalte ermöglichen? Hier gilt eine einfache Regel: Schreibe, was du siehst – dann kann der Leser erleben, was er liest. Diese zweite Säule der Methodenkompetenz für gute Berichte ist die konstruktivistische Sichtweise der Kommunikation. Der Konstruktivismus geht davon aus, dass Gehirne nur interne, erfahrungsbasierte Interpretationen aufbauen können und eine Übertragung von Wissen oder Informationen prinzipiell nicht möglich ist.

Ein Bericht, der sowohl das Pyramiden – Prinzip, als auch die erfahrungsbasierenden Visionen berücksichtigt, kann den Leser sogar zwingen, die dargestellten Themen zu eigenen bildhaften Vorstellungen zu formen.

Praxisumsetzung

In dem Seminar „Professionelles Reporting“ lernen Sie, wie ein mündlich vermittelter Kontext (wie das bei Besprechungen der Fall ist) in einen logisch strukturierten Bericht geformt wird. Durch die praktischen Übungen und die Anleitungen lernen sie extrem schnell diese komprimierten Kommunikations- und Berichtsstrukturen in der Anwendung. Sie erhalten Einblick in diese „Best-Practices“ und der Adressat ihrer Berichte wird sich vielleicht fragen: „Was genau ist hier eigentlich anders? Warum ist dieser Bericht so überzeugend?“Und das ist es doch, was sie durch ihre Berichte erreichen wollen – andere überzeugen, damit Veränderungen in Gang gesetzt werden! Und nur das, was sie sich klar und deutlich vorstellen können, beginnen sie zu wollen. Oder wie es Mark Twain einmal sagte: „Du kannst dich auf dein Urteil nicht verlassen, wenn die Vorstellungskraft unscharf ist.“

(*) Barbara Minto war Beraterin bei McKinsey und Verfasserin des Buches „The Pyramid Principle – Logic in writing and thinking“